Mit SevDesk wirklich effektiver arbeiten
Ein Hinweis vorab: Ich bin nicht mit SevDesk verbunden. Ich bekomme keine Provisionen. Ich gebe lediglich meine persönliche Erfahrung wieder um zu helfen.
Schränke voller Ordner, Schubladen voller Rechnungen und Kassenzettel. Dazu noch Online Portale mit Rechnungen und ein Spam-Verzeichniss das nach zugesandten Rechnungen durchsucht werden muss.
All das ausdrucken, ordnen, aufkleben und beschriften. Mit dem Taschenrechner alles ausrechnen und für den Steuerberater vorbereiten…
So sah meine Buchhaltung noch vor knapp zwei Jahren aus. Das hat mich jedes Jahr immense Zeit gekostet und ziemlichen Stress verursacht.
Jeder Selbstständige weiss, es gibt Fristen für die Steuererklärung und zum Steuerberater muss alles weit vor Abgabetermin denn der benötigt ebenfalls Zeit. Deshalb musste ich immer genau planen, wann ich diese Arbeiten machen. Und natürlich passte es nie. Immer mussten Arbeiten dafür hintenanstehen oder schlimmer noch, nötige Arbeiten um neue Aufträge zu generieren mussten verschoben werden, da die Auftragsflaute gut passte um den Jahresabschluss zu machen. Das hat natürlich Löcher gerissen.
Nicht zu vergessen die Kosten für den Steuerberater, der jede Rechnung in sein System Buchen musste.
Da ich nun wirklich kein Fan von übertriebener Digitalisierung und Automatisierung bin – mein Motto lautet: Je mehr man sich von Technik abhängig macht, desto weniger fähig wird man – habe ich mich schwer getan damit, eine Abhilfe zu finden.
Über einen Bekannten wurde mir dann SevDesk empfohlen. Natürlich war ich skeptisch. Was mir aber gefallen hat ist:
- die Firma sitzt in Deutschland
- man konnte es 14 Tage testen
- der Preis ist relativ human
Inzwischen nutze ich SevDesk für meine Buchhaltung und muss sagen, es ist wirklich eine Erleichterung und Verbesserung.
- Ich benötige nun 1h-2h alle 3 Monate für meine Buchhaltung
- Rechnungen erstellen dauert 1 Minute und sie sind sofort in der Buchhaltung drin
- Mein Steuerberater hat Zugang und kann die Daten direkt bearbeiten sowie in Datev importieren
- Rechnungen an mich kann ich einscannen oder direkt als Bild bzw PDF hochladen und sie werden automatisch gebucht
- Umsatzsteuervorauszahlungen, BWA, Gewinn und Verlustrechnung etc. habe ich immer aktuell und kann sie auf Knopfdruck abrufen
- Ich mache immer noch alles selber, habe die volle Kontrolle nur eben schneller und einfacher
- Am wichtigsten, ich habe nichts an Fähigkeiten eingebüst, im Gegenteil ich habe in punkto Buchhaltung dazugelernt
Die letzte Steuerklärung, inklusive hochladen von 3 Monaten an ‚analoger Buchhaltung‘ hat nicht ganz einen Tag arbeit gekostet. Danach, denn zum damaligen Zeitpunkt hatte ich meinen Steuerberater noch nicht eingebunden, konnte ich alles exportieren und als Paket an den Steuerberater senden.
Alles in allem kann ich SevDesk also als eine wirkliche Arbeitserleichterung empfehlen.
Ich helfe gerne weiter.
Kontaktieren Sie mich gerne, wenn Sie Fragen haben oder Hilfe bei der Einrichtung benötigen.
Telefonisch erreichen Sie mich in der Regel Montag bis Freitag von 10:00 bis 18:00 Uhr unter:
Festnetz: 04193 75 41 25
Mobil: 0162 915 96 73
E-Mail: info(at)r-j-f.de
Tips, Tricks und Anleitungen
Registrierung bei SevDesk
Benötigt werden:
- Steuernummer
- Adresse
- Handelsregister Nummer
- Amtsgericht
- UStID
Es genügt zum einrichten der Firma lediglich die Adresse und die Steuernummer, alles andere ist nicht unbedingt notwendig.
- Besuchen Sie die Website von SevDesk: Gehen Sie zur offiziellen Website von SevDesk (https://www.sevdesk.de/).
- Registrierung: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kostenlos testen“ oder „Registrieren“ und geben Sie die erforderlichen Informationen wie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse ein und legen Sie Ihr Passwort fest.
- Bestätigung: Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse, indem Sie auf den Link klicken, den Sie per E-Mail von SevDesk erhalten haben.
Einrichten von Rechnungsnummern:
- Einstellungen öffnen: Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der unteren linken Ecke und wählen Sie „Einstellungen“ aus.
- Rechnungseinstellungen: Gehen Sie zu den Rechnungseinstellungen oder suchen Sie nach einem Abschnitt für Rechnungsnummern.
- Nummernformat festlegen: Legen Sie das gewünschte Nummernformat fest, z. B. fortlaufende Nummern oder benutzerdefinierte Präfixe.
- Speichern Sie die Einstellungen: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Änderungen speichern, um die neuen Rechnungsnummern zu aktivieren.
Konfiguration von Kunden/Anlegen neuer Kunden:
Es ist nicht unbedingt notwendig Kunden anzulegen. Sie können das beim schreiben von Rechnungen tun.
- Kundenverwaltung: Klicken Sie auf die Registerkarte „Kontakte“ in der Navigationsleiste.
- Neuen Kunden hinzufügen: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuen Kontakt hinzufügen“ und geben Sie die entsprechenden Kundeninformationen ein, wie Name, Adresse und Kontaktdaten.
- Optionale Einstellungen: Passen Sie bei Bedarf weitere Einstellungen für jeden Kunden an, wie Zahlungsbedingungen oder Rabatte.
Erstellen neuer Rechnungen
Benötigt werden:
- Adresse des Kunden,
- Stundensatz/Tagessatz/Stückpreis
- Beschreibung der Dienstleistung/des Produktes
- Anmeldung bei SevDesk: Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten bei SevDesk an.
- Navigieren Sie zum Rechnungsmodul: Klicken Sie auf die Registerkarte „Rechnungen“ in der Navigationsleiste.
- Neue Rechnung erstellen: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Rechnung erstellen“ und füllen Sie die erforderlichen Felder aus, wie Kundeninformationen, Rechnungspositionen und Beträge.
- Rechnung senden: Sobald die Rechnung fertig ist, können Sie sie speichern und direkt an Ihren Kunden senden.
Verwalten von Belegen:
- Belegverwaltung: Klicken Sie auf die Registerkarte „Belege“ in der Navigationsleiste.
- Hochladen von Belegen: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Beleg hochladen“ (entweder als Geldausgang oder als Geldeingang) und wählen Sie die entsprechenden Dateien von Ihrem Computer aus. Wenn es keinen Beleg in Schriftform gibt können Sie die Daten zu den Belegen auch eingeben, ohne etwas hochzuladen.
- Beleginformationen hinzufügen: Geben Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen zu den Belegen ein, wie Kategorie, Betrag und Datum.
- Speichern und kategorisieren: Speichern Sie die Belege in Ihrem Konto und ordnen Sie sie entsprechend den richtigen Kategorien zu.
Einbinden einer bestehenden Buchhaltung in SevDesk:
- Importieren von Daten: SevDesk bietet die Möglichkeit, Daten aus anderen Buchhaltungssystemen zu importieren. Je nach verwendeten System sind die Wege unterschiedlich. In der Hilfesektion finden Sie viele Dokumentationen, die Schritt für Schritt Anleitungen bieten. Es besteht ebenfalls ein deutschsprachiger Support, um Hilfe beim Importieren Ihrer bestehenden Buchhaltung zu erhalten.
Einladen eines Steuerberaters:
- Einstellungen öffnen: Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie „Einstellungen“ aus.
- Benutzerverwaltung: Suchen Sie nach einem Abschnitt zur Benutzerverwaltung oder zum Hinzufügen von Benutzern.
- Einladung senden: Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Steuerberaters ein und senden Sie ihm eine Einladung, Ihrem SevDesk-Konto beizutreten.
Einbinden einer bestehenden Buchhaltung in SevDesk:
Dieses Beinhaltet mehrere Schritte, die jedoch einfach durchzuführen sind.
1. Dokumentation der analogen Buchhaltung:
- Sammeln Sie Ihre Unterlagen: Sichern Sie alle relevanten Belege, Rechnungen, Kontoauszüge und andere Buchhaltungsdokumente, die Teil Ihrer analogen Buchhaltung sind.
- Organisieren Sie Ihre Unterlagen: Ordnen Sie Ihre Unterlagen nach Kategorien wie Einnahmen, Ausgaben, Rechnungen, Banktransaktionen usw., um einen strukturierten Überblick über Ihre Buchhaltung zu erhalten.
2. Importieren von Daten in SevDesk:
- Belegverwaltung: Gehen Sie zur Belegverwaltung in SevDesk.
- Hochladen von Belegen: Laden Sie Ihre analogen Buchhaltungsdokumente hoch, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken und die Dateien von Ihrem Computer auswählen.
- Manuelle Dateneingabe: Falls einige Daten nicht durch Belege abgedeckt sind, müssen Sie möglicherweise Transaktionen manuell eingeben. Verwenden Sie hierfür die Funktionen in SevDesk zur manuellen Eingabe von Einnahmen, Ausgaben und anderen Transaktionen.
3. Kategorisierung und Zuordnung:
- Kategorisierung von Transaktionen: Ordnen Sie jede Transaktion den entsprechenden Kategorien zu, um eine klare und übersichtliche Buchhaltung zu gewährleisten. SevDesk bietet normalerweise vordefinierte Kategorien, die Sie verwenden können, oder Sie können eigene Kategorien erstellen.
4. Überprüfung und Anpassung:
- Überprüfen Sie Ihre Buchhaltung: Gehen Sie Ihre Buchhaltung in SevDesk durch und überprüfen Sie, ob alle Daten korrekt und vollständig sind.
- Anpassungen vornehmen: Falls erforderlich, nehmen Sie Anpassungen vor, um sicherzustellen, dass Ihre Buchhaltung genau und akkurat ist.
E-Rechnungen ab 11/2025:
Ab 11/2025 sind E-Rechnungen für alle Gewerbetreibende im B2B Bereich pflicht.
Glücklicherweise ist SevDesk bereits heute bereit für die Erstellung und Nutzung von E-Rechnungen. Wer also SevDesk für sich nutzen möchte hätte diese Herausforderung bereits gut in Angriff genommen.
Mehr Informationen dazu: